Trả hàng bán

Vai trò tham gia

• Back office tiếp nhận yêu cầu trả hàng và kiểm chứng từ gốc.
• Kho xác nhận hàng thực nhận, quy cách và tình trạng hàng.
• Sales Admin hoặc vai trò được phân quyền quyết định Duyệt, Từ chối hoặc Hủy.
• Kế toán/đối soát kiểm tác động doanh thu, công nợ và chứng từ liên quan.
• Đội triển khai ghi nhận pass/fail trong rehearsal theo kịch bản trả hàng mẫu.

Dữ liệu đầu vào

• Đơn hàng hoặc Giao hàng gốc đã hoàn tất hoặc đủ điều kiện làm căn cứ trả hàng.
• Điểm bán, Khách hàng, Nhà phân phối, sản phẩm, quy cách và số lượng trả.
• Lý do trả hàng đã cấu hình và được chọn đúng tình huống.
• Kho nhận hàng trả, trạng thái hàng thực nhận và ảnh hưởng tồn dự kiến.
• Quyền update, approve, reject, cancel và quyền xem Tồn kho/Nhật ký kho.

Các bước thực hiện

1. Mở Trả hàng và chọn hoặc tìm Đơn hàng/Giao hàng gốc cần xử lý.
2. Kiểm sản phẩm, quy cách, số lượng đã bán/giao và số lượng khách trả.
3. Chọn lý do trả hàng; ghi nhận tình trạng hàng và kho nhận hàng trả.
4. Update phiếu nếu cần chỉnh thông tin trước khi phê duyệt.
5. Duyệt phiếu hợp lệ; Từ chối nếu không đủ căn cứ; Hủy nếu yêu cầu không còn hiệu lực.
6. Sau quyết định, đối chiếu Tồn kho và Nhật ký kho để xác nhận biến động hợp lý.

Kết quả pass/fail

Lỗi thường gặp

• Phiếu trả không gắn đúng Đơn hàng hoặc Giao hàng gốc.
• Số lượng trả vượt số lượng đã bán/giao.
• Lý do trả hàng quá chung, không đủ để phân tích lỗi vận hành.
• Kho nhận hàng trả không đúng phạm vi Nhà phân phối.
• Duyệt phiếu trước khi kho xác nhận hàng thực nhận.

Checklist rehearsal

• Kịch bản có đủ trường hợp Duyệt, Từ chối và Hủy không?
• Phiếu trả có truy được Đơn hàng/Giao hàng gốc không?
• Số lượng và quy cách trả có được kiểm với chứng từ gốc không?
• Trạng thái sau thao tác có đúng kỳ vọng không?
• Tồn kho và Nhật ký kho có giải thích được biến động sau khi duyệt không?

Đi tiếp