Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán, sản phẩm, địa lý và phân loại.
Hiểu DMS Core
Tổng quan dữ liệu
Dữ liệu DMS Core phải được đọc như một chuỗi quan hệ: từ Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán và Danh sách sản phẩm đến tuyến, lịch, đơn hàng, tồn kho và phân quyền.
Tuyến, lịch, địa bàn và phân công nối dữ liệu nền với thực thi.
Đơn hàng, giao vận, trả hàng, mua hàng và điều chuyển tạo biến động.
Phân quyền, phạm vi dữ liệu và nhật ký giữ dữ liệu đáng tin.
Trang này giúp quyết định gì
Trang này giúp Admin HQ, Sales Admin và đội triển khai xác định dữ liệu nào là nền, dữ liệu nào là phát sinh vận hành và quan hệ nào cần chuẩn trước khi vận hành chính thức. Nếu sai ở lớp dữ liệu nền, lỗi sẽ lan sang Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Kế hoạch viếng thăm, Đơn hàng, Giá và ưu đãi, Tồn kho và phạm vi dữ liệu.
Chuỗi quan hệ đọc nhanh
Chuẩn hóa nhà phân phối, điểm bán, sản phẩm, địa lý và Loại hình phân phối trước mọi bước cấu hình.
Địa bàn, tuyến, lịch và phân công biến dữ liệu nền thành kế hoạch bao phủ thị trường.
Đơn hàng, tồn kho, phân quyền và nhật ký giúp truy ngược khi có lệch vận hành.
Bản đồ quan hệ dữ liệu
| Thực thể | Quan hệ chính | Điểm cần kiểm soát |
|---|---|---|
| Nhà phân phối | Liên kết với Loại hình phân phối, kho, người dùng nhà phân phối, điểm bán và chứng từ. | Trạng thái hoạt động, phạm vi được giao, dữ liệu kho và tài khoản sử dụng. |
| Khách hàng | Liên kết tới Điểm bán và có thể được dùng làm nguồn đối chiếu trong đơn hàng. | Tránh trùng mã, sai địa chỉ, sai liên kết với điểm bán. |
| Điểm bán | Gắn với Nhà phân phối, Khách hàng, Địa lý, Loại hình phân phối, Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng và hoạt động viếng thăm. | Địa chỉ, trạng thái, phân loại, tuyến, lịch, kho mặc định và dữ liệu ảnh nếu có. |
| Danh sách sản phẩm | Gắn với ngành hàng, nhóm sản phẩm, thương hiệu, quy cách, đơn vị tính, bảng giá và tồn kho. | SKU, quy cách, đơn vị tính, thuế, trạng thái và nhóm áp dụng chính sách. |
| Địa lý | Khu vực, tỉnh thành, phường xã làm nền cho điểm bán, địa bàn và phạm vi phụ trách. | Chuẩn hóa sau thay đổi địa giới, tránh điểm bán nằm sai vùng quản lý. |
| Loại hình phân phối | Là trục ảnh hưởng đến nhà phân phối, nhóm sản phẩm, bảng giá, ưu đãi, tuyến, lịch và kiểm tra trưng bày. | Không đổi tùy tiện khi chưa xem tác động sang chính sách và thực thi. |
| Tuyến bán hàng | Tập điểm bán theo thứ tự, phiên bản và phân công nhân sự. | Điểm bán đúng tuyến, đúng người phụ trách, đúng trạng thái phát hành. |
| Lịch bán hàng | Dùng tuyến và lịch hiệu lực để sinh Kế hoạch viếng thăm. | Khoảng hiệu lực, ngày nghỉ, dữ liệu điểm bán tại thời điểm phát hành và trạng thái phát hành. |
| Đơn hàng | Liên kết Điểm bán, Nhà phân phối, sản phẩm, bảng giá, ưu đãi, kho và trạng thái xử lý. | Đúng chính sách, đúng kho, đúng trạng thái duyệt/xuất/hoàn tất/hủy. |
| Tồn kho | Gắn với kho, sản phẩm, quy cách và chứng từ như đơn hàng, trả hàng, nhập hàng mua, điều chuyển. | Đối chiếu số dư với Nhật ký kho và chứng từ phát sinh. |
| Phân quyền | Gắn người dùng với vai trò, cổng sử dụng và phạm vi dữ liệu. | Đúng người, đúng quyền thao tác, đúng phạm vi xem dữ liệu. |
Luồng dữ liệu mẫu
- Admin HQ chuẩn hóa Địa lý, Loại hình phân phối, Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán và Danh sách sản phẩm.
- Sales Admin thiết kế Địa bàn bán hàng, Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng và phân công nhân sự.
- Hệ thống sinh hoặc quản lý Kế hoạch viếng thăm; nhân viên bán hàng thực hiện Viếng thăm và ghi nhận Đơn hàng hoặc lý do không phát sinh đơn.
- Back office và nhà phân phối xử lý Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua, Trả hàng mua hoặc Điều chuyển kho.
- Supervisor và Admin HQ đối chiếu Tồn kho, Nhật ký kho, Phân quyền và Nhật ký hệ thống để xử lý lệch.
Ví dụ lỗi dây chuyền
Một điểm bán mới được tạo nhưng chưa gắn đúng phường xã và Nhà phân phối. Khi lập Tuyến bán hàng, điểm bán có thể không xuất hiện đúng vùng. Khi Lịch bán hàng sinh Kế hoạch viếng thăm, nhân viên bán hàng không thấy điểm bán cần ghé. Nếu vẫn tạo Đơn hàng thủ công, Bảng giá hoặc Khuyến mãi có thể không khớp phạm vi. Vì vậy checklist dữ liệu nền phải đi trước checklist vận hành.
Checklist chuẩn bị dữ liệu
- Nhà phân phối đã có trạng thái, kho, Loại hình phân phối và người dùng phụ trách chưa?
- Điểm bán đã gắn đúng Khách hàng, Nhà phân phối, Địa lý, phân loại và tuyến chưa?
- Danh sách sản phẩm đã có mã, tên, ngành hàng, nhóm sản phẩm, thương hiệu, đơn vị tính và quy cách chưa?
- Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá đã có phạm vi và thời gian hiệu lực rõ chưa?
- Phân quyền đã kiểm thử theo từng cổng và từng vai trò chưa?
- Có nguồn đối chiếu cho thay đổi dữ liệu quan trọng trong Nhật ký hệ thống chưa?