Truy về nghiệp vụ phát sinh biến động.
Tồn kho
Nhật ký kho
Nhật ký kho là nơi truy vết biến động tồn phát sinh từ nhập, xuất, giao, trả, điều chuyển và điều chỉnh, dùng để giải thích vì sao số dư thay đổi.
Xác định kho chịu tác động.
Kiểm sản phẩm, quy cách và số lượng.
Giải thích lệch tồn bằng bằng chứng.
Tóm tắt
Trang Nhật ký kho giúp back office, thủ kho và kiểm soát nội bộ truy nguyên biến động tồn. Cần đối chiếu thêm phần UI admin vì sitemap hiện đánh dấu màn Nhật ký kho chi tiết là sắp có, trong khi API đã có danh sách và truy vấn ledger; vì vậy nội dung chỉ dùng như hướng dẫn truy vết theo API đã xác nhận, không khẳng định UI đã hoàn thiện đầy đủ.
Khi nào dùng
- Khi số dư Tồn kho không khớp kiểm kê hoặc kỳ vọng vận hành.
- Khi cần truy biến động từ Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua, Trả hàng mua hoặc Điều chuyển.
- Khi cần kiểm tác động của adjust trước hoặc sau khi điều chỉnh tồn.
- Khi kiểm soát nội bộ cần bằng chứng chứng từ để kết luận sai lệch.
Dữ liệu cần có
- Kho, sản phẩm, quy cách và khoảng thời gian cần đối chiếu.
- Chứng từ nghi ngờ phát sinh biến động như Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua, Điều chuyển hoặc adjust.
- Số dư trước/sau hoặc số lượng lệch cần giải thích.
- Quyền truy inventory/ledgers/list và inventory/ledgers/query; phần UI chi tiết cần đối chiếu thêm.
Quan hệ và tác động
Số dư hiện tại cần được giải thích bằng chuỗi biến động.
Đơn hàng, Giao hàng và Trả hàng có thể làm giảm hoặc tăng tồn.
Nhập hàng mua và Trả hàng mua tạo biến động mua vào.
Phiếu điều chuyển tạo biến động giữa kho nguồn và kho đích.
Quy trình chính
- Xác định kho, sản phẩm, quy cách và khoảng thời gian phát sinh lệch.
- Lọc ledger theo kho và sản phẩm để xem các biến động liên quan.
- Đối chiếu từng dòng với chứng từ gốc và vai trò xử lý.
- Phân loại biến động hợp lệ, biến động cần sửa chứng từ hoặc biến động cần adjust.
- Ghi nhận điểm cần đối chiếu thêm nếu UI không hiển thị đủ chứng từ hoặc trạng thái cần xác nhận.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Danh sách ledger | inventory/ledgers/list | Xem biến động tồn đã ghi nhận. |
| Truy vấn ledger | inventory/ledgers/query | Lọc biến động theo điều kiện đối soát. |
| Điều chỉnh liên quan | inventory/adjust | Chỉ dùng sau khi đã xác định nguyên nhân lệch. |
| Giới hạn hiện tại | cần đối chiếu thêm UI chi tiết | Không mô tả như màn UI admin đã hoàn thiện đầy đủ. |
Ví dụ vận hành
Kho báo thiếu 12 đơn vị so với hệ thống. Back office lọc Nhật ký kho theo kho và sản phẩm, thấy một phiếu Điều chuyển đã Complete nhưng kho đích chưa xác nhận thực nhận. Trước khi adjust, cần đối chiếu phiếu chuyển, người xử lý và trạng thái hàng thực tế.
Checklist rà soát
- Đã lọc đúng kho, sản phẩm, quy cách và thời gian chưa?
- Mỗi biến động có truy được chứng từ gốc không?
- Biến động từ Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, mua hàng và Điều chuyển có khớp số lượng không?
- Điểm nào cần đối chiếu thêm do UI chưa thể hiện đủ?
- Adjust có phải lựa chọn cuối cùng sau khi đã kiểm chứng chứng từ không?