Khóa nguồn chuẩn, người chịu trách nhiệm và tiêu chí đạt/không đạt.
Hiểu DMS Core
Câu hỏi rà soát nghiệp vụ
Bộ câu hỏi rà soát nghiệp vụ giúp đội triển khai và vận hành kiểm tra dữ liệu, quy trình, quyền và rủi ro trước khi cấu hình hoặc kiểm thử nghiệm thu DMS Core.
Rà tuyến, lịch, địa bàn, kế hoạch và tín hiệu thực địa.
Kiểm đơn hàng, chính sách, tồn kho và biến động kho.
Rà vai trò, phạm vi dữ liệu, tài khoản kiểm thử và nhật ký.
Cách dùng trong workshop
Không dùng danh sách này như bảng hỏi hình thức. Mỗi câu cần kéo về dữ liệu cụ thể: file nguồn hiện tại, người chịu trách nhiệm dữ liệu, màn DMS Core liên quan, trạng thái cần xử lý và tiêu chí đạt/không đạt khi kiểm chứng. Nếu câu trả lời chưa có bằng chứng, ghi nhận thành điểm cần làm rõ trong vận hành.
Checklist rà soát theo nhóm
Dữ liệu nền
- Nguồn chuẩn hiện tại của Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán, Danh sách sản phẩm và Địa lý là gì?
- Ai được phép tạo mới, cập nhật, khóa hoặc ngừng hoạt động từng loại dữ liệu?
- Điểm bán có bắt buộc gắn Nhà phân phối, Khách hàng, Địa lý và Loại hình phân phối không?
- Danh sách sản phẩm đã có đủ ngành hàng, nhóm sản phẩm, thương hiệu, đơn vị tính và quy cách chưa?
- Khi dữ liệu nền thay đổi, có cần kiểm tra tác động đến tuyến, lịch, giá, ưu đãi và tồn kho không?
Mạng lưới và viếng thăm
- Địa bàn bán hàng hiện được tổ chức theo vùng, nhà phân phối, ngành hàng hay mô hình khác?
- Tuyến bán hàng được tạo theo điểm bán, nhân viên bán hàng, nhà phân phối hay nhóm thị trường?
- Lịch bán hàng có hiệu lực theo ngày, tuần, chu kỳ hay theo chiến dịch?
- Ngày nghỉ, điểm bán mới, điểm bán ngừng hoạt động được xử lý thế nào khi sinh Kế hoạch viếng thăm?
- Supervisor cần xem trạng thái nào: chưa ghé, đang ghé, hoàn tất, bỏ qua, ngoại lệ hay không phát sinh đơn?
Đơn hàng, Giá và ưu đãi
- Đơn hàng được tạo từ Cổng quản trị, Cổng nhà phân phối hay Cổng nhân viên bán hàng trong tình huống nào?
- Bảng giá áp dụng theo Nhà phân phối, Điểm bán, Loại hình phân phối hay nhóm sản phẩm?
- Chiết khấu, Khuyến mãi và Mã giảm giá có thứ tự kiểm tra hoặc điều kiện hiệu lực nào cần xác minh không?
- Khi đơn bị từ chối, hủy hoặc chỉnh sửa, vai trò nào được thao tác và có cần lý do không?
- Đơn hàng có cần đối chiếu với Kế hoạch viếng thăm hoặc Lượt viếng thăm không?
Tồn kho và chứng từ
- Có những loại kho nào: kho nhà phân phối, kho điểm bán, kho trung chuyển hoặc kho khác?
- Tồn kho được đọc theo SKU, quy cách, đơn vị tính và kho như thế nào?
- Chứng từ nào làm tăng/giảm tồn: Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua, Trả hàng mua, Điều chuyển?
- Khi lệch tồn, đội nào kiểm Nhật ký kho và chứng từ gốc?
- Điều chuyển kho có cần bước gửi duyệt, hoàn tất hoặc hủy theo vai trò không?
Phân quyền và kiểm soát
- Các vai trò Admin HQ, Sales Admin, Supervisor, back office, người dùng nhà phân phối và nhân viên bán hàng cần quyền gì?
- Phạm vi dữ liệu của nhà phân phối và nhân viên bán hàng được xác định theo gì?
- Có tài khoản kiểm thử cho từng cổng và từng phạm vi dữ liệu không?
- Thao tác nào cần Nhật ký hệ thống để điều tra sau vận hành?
- Khi một người chuyển vai trò hoặc nghỉ việc, quy trình khóa quyền và kiểm tra phạm vi ra sao?
Mẫu ghi nhận điểm cần làm rõ
| Điểm cần làm rõ | Bằng chứng cần thu | Nhóm chức năng liên quan | Quyết định tiếp theo |
|---|---|---|---|
| Điểm bán thiếu Nhà phân phối | Danh sách điểm bán lỗi, nguồn file, người phụ trách dữ liệu. | Điểm bán, Nhà phân phối, Tuyến bán hàng. | Làm sạch trước khi phát hành lịch. |
| Không rõ phạm vi bảng giá | Chính sách hiện hành, ví dụ đơn sai giá, nhóm áp dụng. | Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Đơn hàng. | Khóa quy tắc áp dụng trước kiểm thử nghiệm thu đơn hàng. |
| Người dùng thấy sai dữ liệu | Tài khoản kiểm thử, vai trò, phạm vi, màn bị lỗi. | Người dùng, Phân quyền, phạm vi dữ liệu. | Sửa quyền hoặc phạm vi dữ liệu trước go-live. |