Điểm bán, Khách hàng, Nhà phân phối và sản phẩm đúng phạm vi.
Quy trình bán hàng
Tạo đơn hàng
Workflow này kiểm chứng việc tạo Đơn hàng từ nhu cầu Điểm bán, bao gồm dữ liệu đầu vào, preview giá, ưu đãi, tồn kho và trạng thái sau khi lưu.
Kiểm Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá.
Create hoặc update khi dữ liệu đạt.
Duyệt, Xuất kho, Giao hàng hoặc xử lý ngoại lệ.
Mục tiêu
Đảm bảo một Đơn hàng mới được tạo với đúng Điểm bán, Khách hàng, Nhà phân phối, sản phẩm, giá, ưu đãi và tồn khả dụng. Workflow pass khi preview giải thích được giá trị đơn, tạo đơn thành công, trạng thái đúng và các vai trò liên quan biết bước xử lý tiếp theo.
Vai trò tham gia
- Nhân viên bán hàng hoặc back office ghi nhận nhu cầu và tạo đơn theo quyền.
- Sales Admin kiểm Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá và phạm vi áp dụng.
- Kho hoặc back office kiểm Tồn kho trước khi đơn đi sang Xuất kho/Giao hàng.
- Kế toán/đối soát theo dõi giá trị đơn, công nợ và lý do Từ chối/Hủy nếu có.
- Đội triển khai ghi nhận pass/fail khi rehearsal bằng tài khoản và dữ liệu mẫu.
Dữ liệu đầu vào
- Điểm bán, Khách hàng và Nhà phân phối đúng trạng thái, đúng phạm vi dữ liệu.
- Danh sách sản phẩm, quy cách đặt hàng, đơn vị tính và số lượng cần mua.
- Bảng giá đang hiệu lực, Chiết khấu, Khuyến mãi và Mã giảm giá nếu áp dụng.
- Tồn kho khả dụng tại kho liên quan, đặc biệt với sản phẩm cần giao ngay.
- Quyền preview, create, update, voucher/check và promotion-eligibility.
Các bước thực hiện
- Mở màn Đơn hàng trong phạm vi phù hợp và chọn Điểm bán/Khách hàng/Nhà phân phối.
- Thêm sản phẩm, quy cách và số lượng; kiểm thông tin kho hoặc nguồn hàng nếu có.
- Chạy preview để kiểm Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá và tổng tiền.
- Nếu có mã ưu đãi, chạy voucher/check; nếu có chương trình, kiểm promotion-eligibility.
- Create đơn mới hoặc update đơn đang chỉnh; mở detail để xác nhận trạng thái và giá trị.
- Chuyển cho vai trò phụ trách Duyệt, Từ chối, Xuất kho, Hoàn tất hoặc Hủy tùy kết quả.
Kết quả pass/fail
Đơn tạo được, preview khớp giá và ưu đãi, tồn không báo thiếu, detail mở được và trạng thái sẵn sàng cho bước duyệt/xử lý.
Không tìm thấy giá, ưu đãi áp sai, mã giảm giá không hợp lệ, sản phẩm thiếu quy cách, tồn không đủ hoặc tài khoản không thấy đúng phạm vi.
Lỗi thường gặp
- Điểm bán không thuộc phạm vi tài khoản nên không tìm thấy khi tạo đơn.
- Bảng giá hết hiệu lực hoặc thiếu item sản phẩm.
- Chiết khấu/Khuyến mãi có phạm vi khác với Nhà phân phối hoặc Điểm bán của đơn.
- Mã giảm giá hết lượt, hết hiệu lực hoặc không thuộc phạm vi.
- Tồn kho available không đủ cho bước Xuất kho sau khi đơn được duyệt.
Checklist rehearsal
- Đã dùng tài khoản đúng vai trò và đúng phạm vi chưa?
- Đơn mẫu có ít nhất một sản phẩm có Bảng giá hợp lệ không?
- Preview có giải thích được giá nền, chiết khấu, khuyến mãi và mã giảm giá không?
- Detail sau create/update có hiển thị đúng sản phẩm, số lượng, tổng tiền và trạng thái không?
- Đơn có đi tiếp sang Duyệt, Xuất kho hoặc Giao hàng theo đúng quyền không?