Xác định lô hoặc sản phẩm cần trả.
Mua hàng
Trả hàng mua
Trả hàng mua xử lý hàng trả ngược sau nhập, giúp kiểm soát lý do trả, kho xuất trả, số lượng và tác động giảm Tồn kho.
Nối với Nhập hàng mua và Đơn hàng mua.
Kiểm soát trước khi xuất trả.
Đối chiếu biến động sau trả hàng.
Tóm tắt
Trang Trả hàng mua giúp kho và back office quyết định hàng đã nhập có cần trả lại do sai, lỗi, thừa hoặc không đạt điều kiện nhận hay không. Nếu trả hàng mua không nối với chứng từ nhập, Tồn kho và đối soát mua vào sẽ khó khớp.
Khi nào dùng
- Khi hàng đã nhập nhưng cần trả ngược vì lỗi, sai sản phẩm, thừa số lượng hoặc không đạt yêu cầu.
- Khi cần tạo, cập nhật, Duyệt hoặc Hủy phiếu Trả hàng mua.
- Khi cần đối chiếu Trả hàng mua với Nhập hàng mua và Đơn hàng mua.
- Khi cần kiểm tra ảnh hưởng giảm Tồn kho sau khi trả.
Dữ liệu cần có
- Nhập hàng mua gốc và Đơn hàng mua liên quan nếu có.
- Kho xuất trả, sản phẩm, quy cách, số lượng trả và lý do trả.
- Tình trạng hàng thực tế và số lượng tồn khả dụng để xuất trả.
- Quyền thao tác list, query, detail, create, update, approve, cancel.
Quan hệ và tác động
Là chứng từ gốc để xác định hàng đã nhận và có thể trả.
Giúp đối chiếu nhu cầu mua ban đầu và phần hàng bị trả.
Trả hàng mua làm giảm tồn hoặc chuyển trạng thái hàng theo cách xử lý thực tế.
Lý do trả là căn cứ xử lý nhà cung cấp hoặc đầu mối mua hàng.
Quy trình chính
- Lọc phiếu Trả hàng mua theo kho, Nhà phân phối, trạng thái, thời gian hoặc lý do.
- Mở chi tiết để kiểm chứng từ nhập, sản phẩm, số lượng và tình trạng hàng.
- Tạo hoặc cập nhật phiếu trả khi hàng còn đủ điều kiện xuất trả.
- Duyệt nếu phiếu trả đúng chứng từ và số lượng; Cancel nếu không còn hợp lệ.
- Đối chiếu Tồn kho và Nhật ký kho sau khi trả hàng mua được xử lý.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tra cứu | list, query, detail | Theo dõi phiếu trả theo kho và trạng thái. |
| Soạn chứng từ | create, update | Lập hoặc chỉnh phiếu trả khi chưa khóa. |
| Phê duyệt | approve | Xác nhận trả hàng mua đủ căn cứ. |
| Dừng xử lý | cancel | Hủy phiếu trả không còn hợp lệ. |
Ví dụ vận hành
Sau khi nhập hàng, kho phát hiện một phần sản phẩm sai quy cách. Nếu trả hàng mua không ghi đúng Nhập hàng mua gốc, đối soát sẽ không biết lô nào bị trả và tồn thực tế có thể lệch. Cần xác định chứng từ nhập, số lượng còn tại kho và lý do trả trước khi Duyệt.
Checklist rà soát
- Phiếu trả có liên kết được Nhập hàng mua hoặc Đơn hàng mua không?
- Sản phẩm, quy cách và số lượng trả có đúng hàng thực tế không?
- Kho xuất trả còn đủ tồn để xử lý không?
- Lý do trả có đủ rõ cho đối soát mua vào không?
- Tồn kho và Nhật ký kho sau trả có cần rà lại không?