Thông tin định danh và trạng thái vận hành của Nhà phân phối.
Dữ liệu nền
Nhà phân phối
Thực thể trung tâm của mạng lưới phân phối, ảnh hưởng khách hàng, điểm bán, người dùng Nhà phân phối, Đơn hàng, Tồn kho và phạm vi dữ liệu.
Liên kết loại hình phân phối, điểm bán, người dùng và dữ liệu giao dịch.
Kích hoạt, ngừng hoạt động, chặn, đóng, lưu trữ hoặc khôi phục khi phù hợp.
Sai trạng thái có thể chặn Đơn hàng, Tồn kho hoặc truy cập cổng Nhà phân phối.
Tóm tắt
Nhà phân phối là trục dữ liệu nối giữa HQ, thị trường và cổng Nhà phân phối. Admin HQ và Sales Admin dùng trang này để quyết định đơn vị nào được phép vận hành, đơn vị nào cần tạm chặn, đóng hoặc lưu trữ, và thay đổi đó ảnh hưởng tới người dùng, điểm bán, Đơn hàng và Tồn kho ra sao.
Khi nào dùng
- Khi thêm Nhà phân phối mới hoặc cập nhật hồ sơ sau thay đổi pháp lý, địa bàn hoặc mô hình kinh doanh.
- Khi người dùng Nhà phân phối không thấy Đơn hàng, Tồn kho hoặc điểm bán thuộc phạm vi của mình.
- Khi cần tạm chặn hoặc đóng một Nhà phân phối do rủi ro vận hành.
- Khi cần lưu trữ hoặc khôi phục Nhà phân phối mà vẫn bảo toàn khả năng truy vết dữ liệu cũ.
Dữ liệu cần có
- Thông tin định danh, mã nội bộ, trạng thái và địa bàn phụ trách.
- Loại hình phân phối liên quan và quan hệ với khách hàng, điểm bán, nhân viên.
- Người dùng Nhà phân phối và phạm vi dữ liệu tương ứng.
- Dữ liệu giao dịch đang mở: Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Tồn kho và chứng từ mua hàng.
Quan hệ và tác động
Thay đổi Nhà phân phối là thay đổi có tác động lớn. Ngừng hoạt động hoặc chặn sai thời điểm có thể làm người dùng Nhà phân phối mất quyền xử lý chứng từ, điểm bán không còn nằm trong phạm vi bán hàng, Đơn hàng không thể tiếp tục xử lý hoặc Tồn kho không được đối soát đúng đơn vị.
Quy trình chính
- Tìm Nhà phân phối bằng danh sách hoặc truy vấn theo mã, tên, trạng thái, địa bàn.
- Mở chi tiết để kiểm tra hồ sơ, trạng thái, loại hình phân phối và dữ liệu liên quan.
- Tạo mới hoặc cập nhật khi thông tin đã được kiểm chứng với đội vận hành.
- Trước khi lưu trữ, chặn, đóng hoặc ngừng hoạt động, dùng bước xem trước tác động nếu có và đối chiếu chứng từ đang mở.
Trạng thái/thao tác
Dữ liệu
Có danh sách, truy vấn, chi tiết, tạo mới và cập nhật.
Vòng đời
Có kích hoạt, ngừng hoạt động, chặn, đóng, lưu trữ và khôi phục.
Tác động
Có xem trước lưu trữ để kiểm tra trước khi đưa Nhà phân phối ra khỏi vận hành thường ngày.
Ví dụ vận hành
Một Nhà phân phối chuyển sang mô hình chỉ giao hàng cho kênh dự án. Nếu Admin HQ chỉ sửa tên đơn vị mà không kiểm tra loại hình phân phối, điểm bán và người dùng liên quan, Đơn hàng mới vẫn có thể đi theo chính sách cũ và Tồn kho bị theo dõi sai phạm vi.
Checklist rà soát
- Nhà phân phối còn chứng từ đang mở trước khi chặn, đóng hoặc lưu trữ không?
- Người dùng Nhà phân phối có cần cập nhật phạm vi dữ liệu sau thay đổi không?
- Điểm bán và khách hàng liên quan có còn hợp lệ không?
- Loại hình phân phối của Nhà phân phối có khớp chính sách Giá và ưu đãi không?
- Đã kiểm tra Nhật ký hệ thống nếu trạng thái thay đổi bất thường chưa?