Hồ sơ khách hàng dùng cho giao dịch và đối soát.
Dữ liệu nền
Khách hàng
Quản lý thực thể khách hàng và quan hệ với điểm bán để giảm trùng dữ liệu, sai liên kết và sai phạm vi khi tạo Đơn hàng.
Quan hệ khách hàng với điểm bán cần rõ để tránh trùng hoặc sai chủ thể.
Có thể kích hoạt, ngừng hoạt động, chặn hoặc đóng theo vòng đời.
Có xem trước và đồng bộ liên kết điểm bán khi cần chỉnh quan hệ.
Tóm tắt
Khách hàng là thực thể nghiệp vụ cần được phân biệt với điểm bán. Sales Admin và đội master data dùng trang này để quyết định khách hàng nào là chủ thể giao dịch hợp lệ, điểm bán nào đang liên kết đúng và dữ liệu nào cần làm sạch trước khi phát sinh Đơn hàng hoặc báo cáo.
Khi nào dùng
- Khi phát hiện khách hàng trùng tên, trùng mã hoặc có nhiều điểm bán liên kết sai.
- Khi điểm bán mới cần gắn với khách hàng hiện hữu thay vì tạo thêm hồ sơ khách hàng không cần thiết.
- Khi Đơn hàng hoặc báo cáo khách hàng bị lệch do quan hệ khách hàng - điểm bán sai.
- Khi cần chặn, đóng hoặc ngừng hoạt động khách hàng nhưng vẫn phải kiểm tra điểm bán và chứng từ liên quan.
Dữ liệu cần có
- Mã khách hàng, tên, thông tin định danh và trạng thái.
- Danh sách điểm bán đang hoặc sẽ liên kết với khách hàng.
- Nhà phân phối, địa lý và loại hình phân phối liên quan tới điểm bán của khách hàng.
- Chứng từ bán hàng hoặc dữ liệu lịch sử cần giữ truy vết khi thay đổi trạng thái.
Quan hệ và tác động
Sai liên kết khách hàng - điểm bán làm lệch nhiều báo cáo: doanh số theo khách hàng, phạm vi viếng thăm, Đơn hàng tại điểm bán và phân tích hiệu quả thị trường. Nếu khách hàng bị chặn hoặc đóng mà điểm bán vẫn hoạt động, Sales Admin cần biết tác động tới Đơn hàng và quy trình tạo điểm bán để tránh đứt luồng vận hành.
Quy trình chính
- Truy vấn khách hàng theo mã, tên, trạng thái hoặc dấu hiệu trùng dữ liệu.
- Mở chi tiết để kiểm tra hồ sơ và các điểm bán đang liên kết.
- Tạo mới hoặc cập nhật khi đã xác nhận không trùng với khách hàng hiện hữu.
- Dùng xem trước liên kết điểm bán và đồng bộ liên kết khi cần chỉnh quan hệ khách hàng - điểm bán.
Trạng thái/thao tác
Dữ liệu
Có danh sách, truy vấn, chi tiết, tạo mới và cập nhật.
Vòng đời
Có kích hoạt, ngừng hoạt động, chặn và đóng.
Liên kết điểm bán
Có xem trước liên kết điểm bán và đồng bộ liên kết điểm bán.
Ví dụ vận hành
Một chuỗi cửa hàng có nhiều điểm bán nhưng bị tạo thành nhiều khách hàng khác nhau. Khi tính doanh số theo khách hàng, dữ liệu bị chia nhỏ và ưu đãi áp dụng không nhất quán. Đội master data cần hợp nhất quan hệ bằng cách kiểm tra hồ sơ khách hàng và đồng bộ liên kết điểm bán đã xác nhận.
Checklist rà soát
- Khách hàng mới có trùng mã, tên hoặc thông tin định danh với khách hàng cũ không?
- Điểm bán liên kết có đúng chủ thể khách hàng không?
- Thay đổi trạng thái khách hàng có ảnh hưởng Đơn hàng đang mở không?
- Đã dùng xem trước liên kết điểm bán trước khi đồng bộ chưa?
- Đội vận hành có biết điểm bán nào bị ảnh hưởng sau thay đổi không?