Tách nhiệm vụ giao nhận từ đơn cần thực thi.
Bán hàng
Giao hàng
Giao hàng là bước chuyển từ Đơn hàng đã được xử lý sang thực thi giao nhận, giúp back office theo dõi người giao, tiến độ và kết quả giao theo từng chứng từ.
Gán người giao hoặc đội phụ trách.
Ghi nhận bước giao nhận đang chạy.
Đối chiếu kết quả với đơn và tồn.
Tóm tắt
Trang Giao hàng giúp kho, điều phối giao nhận và back office kiểm soát đơn nào đã được chuyển sang thực thi, ai phụ trách, trạng thái đang ở đâu và có khớp với Đơn hàng hay không. Giao hàng không khớp đơn làm sai trạng thái chứng từ, sai Tồn kho và gây khó đối soát công nợ.
Khi nào dùng
- Khi Đơn hàng đã đủ điều kiện giao và cần tạo chứng từ giao nhận.
- Khi cần Assign người giao, Start chuyến giao, Complete hoặc Cancel giao hàng.
- Khi Điểm bán báo thiếu hàng, giao trễ, giao sai sản phẩm hoặc chưa nhận được hàng.
- Khi cần đối chiếu Giao hàng với Đơn hàng, Tồn kho và Nhật ký kho.
Dữ liệu cần có
- Đơn hàng gốc đã qua trạng thái cho phép giao.
- Điểm bán, địa chỉ, Nhà phân phối, kho xuất và người giao hoặc nhóm giao nhận.
- Danh sách sản phẩm, số lượng giao, quy cách và trạng thái tồn liên quan.
- Quyền thao tác list, query, detail, create, update, assign, start, complete, cancel.
Quan hệ và tác động
Là căn cứ phát sinh Giao hàng và quyết định sản phẩm, số lượng, Điểm bán.
Khi giao hàng hoàn tất hoặc bị hủy, đội vận hành cần đối chiếu biến động tồn liên quan.
Giao sai, thiếu hoặc không nhận có thể dẫn tới Trả hàng hoặc xử lý ngoại lệ.
Trạng thái giao nhận là bằng chứng cho đối soát giao hàng và công nợ.
Quy trình chính
- Lọc danh sách Giao hàng theo ngày, người giao, Nhà phân phối, Điểm bán hoặc trạng thái.
- Mở chi tiết để kiểm tra Đơn hàng gốc, sản phẩm, số lượng, địa chỉ và ghi chú vận hành.
- Tạo hoặc cập nhật chứng từ giao nếu dữ liệu đầu vào đã khớp đơn.
- Assign người giao, Start khi bắt đầu thực thi, Complete khi kết quả giao đã được xác nhận.
- Cancel khi giao hàng không còn hợp lệ và ghi rõ lý do để đối chiếu Đơn hàng, Tồn kho và Trả hàng.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tra cứu | list, query, detail | Theo dõi chứng từ giao theo phạm vi và trạng thái. |
| Soạn chứng từ | create, update | Lập hoặc điều chỉnh thông tin giao nhận khi được phép. |
| Điều phối | assign, start | Gán người giao và ghi nhận chuyến giao đang chạy. |
| Kết thúc | complete, cancel | Chốt kết quả giao hoặc dừng giao hàng không hợp lệ. |
Ví dụ vận hành
Đơn đã được Xuất kho nhưng Giao hàng bị phân công nhầm người giao. Nếu Start và Complete sai người, đội kho có thể không truy được ai thực hiện và Điểm bán phản hồi thiếu hàng sẽ khó xử lý. Back office cần mở chi tiết, kiểm tra Đơn hàng gốc, cập nhật hoặc Cancel chứng từ sai trước khi tạo lịch giao lại.
Checklist rà soát
- Giao hàng có liên kết đúng Đơn hàng gốc không?
- Sản phẩm, số lượng và quy cách có khớp đơn đã duyệt không?
- Người giao, địa chỉ và thời điểm giao có rõ không?
- Trạng thái Đơn hàng có cho phép giao không?
- Giao hàng hoàn tất có cần đối chiếu Tồn kho hoặc Nhật ký kho không?
- Trường hợp Cancel đã có lý do đủ rõ chưa?