Người thực hiện thao tác.
Kiểm soát
Nhật ký hệ thống
Truy vết ai đã đổi gì, lúc nào, trên bản ghi nào và chuỗi thay đổi liên quan để điều tra sai lệch dữ liệu, giá, điểm bán hoặc quyền truy cập.
Bản ghi và nội dung thay đổi cần điều tra.
Thời điểm phát sinh thay đổi.
Timeline giúp nối các thay đổi liên quan.
Tóm tắt
Nhật ký hệ thống là lớp chứng cứ cho kiểm soát nội bộ, không phải nơi sửa dữ liệu. Admin HQ, kiểm soát nội bộ và đội hỗ trợ dùng trang này để quyết định thay đổi nào đã xảy ra, ai thực hiện, bản ghi nào bị ảnh hưởng và cần quay lại trang nghiệp vụ nào để xử lý.
Khi nào dùng
- Khi điểm bán, khách hàng, Nhà phân phối hoặc Danh sách sản phẩm thay đổi bất thường.
- Khi người dùng phản ánh mất quyền, thấy thêm dữ liệu hoặc không còn thao tác được như trước.
- Khi Giá và ưu đãi, Đơn hàng hoặc Tồn kho có số liệu lệch và cần truy ngược thay đổi cấu hình.
- Khi kiểm soát nội bộ cần bằng chứng về thời điểm, người thao tác và bản ghi liên quan.
Dữ liệu cần có
- Khoảng thời gian cần điều tra và người dùng nghi vấn nếu có.
- Loại bản ghi hoặc module liên quan: điểm bán, sản phẩm, giá, quyền, Nhà phân phối, Đơn hàng.
- Mã bản ghi, tên bản ghi hoặc dấu hiệu nghiệp vụ để lọc nhanh.
- Quyền xem nhật ký phù hợp để tránh lộ dữ liệu nhạy cảm.
Quan hệ và tác động
Nhật ký hệ thống giúp nối các thay đổi rời rạc thành nguyên nhân vận hành. Một điểm bán biến mất khỏi kế hoạch có thể do bị ngừng hoạt động; một Đơn hàng tính sai có thể do VAT sản phẩm bị cập nhật; một người dùng thấy quá nhiều dữ liệu có thể do scope bị chỉnh. Nhật ký không thay thế trang nghiệp vụ, nhưng cho biết nên quay về đâu và trao đổi với ai.
Quy trình chính
- Lọc danh sách nhật ký theo thời gian, người dùng, loại bản ghi hoặc hành động.
- Mở chi tiết để xem bản ghi, thao tác và dữ liệu thay đổi.
- Dùng lookups để chọn đúng nhóm dữ liệu khi điều tra.
- Dùng timeline để nối chuỗi thay đổi trên cùng bản ghi hoặc cùng bối cảnh.
- Quay lại trang nghiệp vụ liên quan để xử lý hoặc yêu cầu phê duyệt sửa dữ liệu.
Trạng thái/thao tác
Danh sách
Có audit-logs/list để tra cứu nhật ký.
Chi tiết
Có audit-logs/detail để xem bản ghi cụ thể.
Bộ lọc
Có audit-logs/lookups để hỗ trợ lọc.
Timeline
Có audit-logs/timeline để xem chuỗi thay đổi liên quan.
Ví dụ vận hành
Một nhóm điểm bán đột ngột không còn trong kế hoạch viếng thăm. Kiểm soát nội bộ lọc Nhật ký hệ thống theo điểm bán và thời gian, thấy Sales Admin đã đổi trạng thái nhiều điểm bán trước khi lịch được phát hành. Từ đó đội vận hành biết cần rà lại trạng thái điểm bán và Lịch bán hàng, không mất thời gian điều tra nhân viên bán hàng.
Checklist rà soát
- Đã xác định đúng khoảng thời gian và bản ghi cần điều tra chưa?
- Có cần lọc theo người dùng, module hoặc loại thao tác không?
- Chi tiết thay đổi có đủ để quay lại trang nghiệp vụ xử lý không?
- Timeline có cho thấy chuỗi thay đổi trước/sau sự cố không?
- Kết luận điều tra đã phân biệt lỗi dữ liệu, lỗi quyền và lỗi vận hành chưa?