Ghi nhận hàng cần mua theo phạm vi.
Mua hàng
Đơn hàng mua
Đơn hàng mua nối nhu cầu bổ sung hàng với Nhà phân phối, kho và Danh sách sản phẩm, là chứng từ kiểm soát trước khi Nhập hàng mua làm tăng Tồn kho.
Cam kết nhu cầu mua hợp lệ.
Theo dõi số lượng còn pending.
Close pending hoặc Cancel khi không tiếp tục.
Tóm tắt
Trang Đơn hàng mua giúp back office quyết định chứng từ mua nào được duyệt, còn chờ nhập hay cần đóng phần pending. Đơn hàng mua sai sản phẩm hoặc sai số lượng làm lệch kế hoạch nhập, ảnh hưởng Tồn kho và khả năng đáp ứng Đơn hàng bán.
Khi nào dùng
- Khi cần tạo hoặc cập nhật Đơn hàng mua từ nhu cầu đã xác nhận.
- Khi Yêu cầu mua hàng đã được Convert thành chứng từ mua.
- Khi cần Duyệt, Close pending hoặc Cancel Đơn hàng mua.
- Khi cần đối chiếu số lượng chờ nhập trước khi tạo Nhập hàng mua.
Dữ liệu cần có
- Yêu cầu mua hàng hoặc nhu cầu bổ sung đã được xác nhận.
- Nhà phân phối, kho nhận, Danh sách sản phẩm, quy cách và đơn vị tính.
- Số lượng đặt mua, số lượng đã nhập và số lượng còn pending nếu có.
- Quyền thao tác list, query, detail, create, update, approve, close-pending, cancel.
Quan hệ và tác động
Là căn cứ nghiệp vụ khi đơn được tạo từ nhu cầu đã duyệt.
Ghi nhận hàng thực nhận và làm tăng Tồn kho.
Xử lý hàng nhận sai, lỗi hoặc cần trả ngược.
Số lượng pending giúp dự báo hàng sắp về và tránh mua trùng.
Quy trình chính
- Lọc Đơn hàng mua theo trạng thái, thời gian, Nhà phân phối hoặc kho nhận.
- Mở chi tiết để kiểm sản phẩm, số lượng, giá mua nếu có, số lượng đã nhập và pending.
- Tạo hoặc cập nhật chứng từ khi chưa bị khóa trạng thái.
- Duyệt đơn đủ căn cứ để cho phép bước Nhập hàng mua.
- Close pending khi phần còn lại không tiếp tục nhập; Cancel khi chứng từ không còn hợp lệ.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tra cứu | list, query, detail | Theo dõi Đơn hàng mua và số lượng chờ nhập. |
| Soạn chứng từ | create, update | Lập hoặc chỉnh chứng từ mua khi được phép. |
| Phê duyệt | approve | Xác nhận chứng từ mua đủ điều kiện nhập hàng. |
| Đóng vòng đời | close-pending, cancel | Đóng phần còn chờ hoặc hủy chứng từ sai. |
Ví dụ vận hành
Một Đơn hàng mua đã nhập được một phần, phần còn lại nhà cung cấp không giao nữa. Nếu không Close pending, báo cáo vẫn hiển thị hàng sắp về và back office có thể không lập nhu cầu mua thay thế. Cần kiểm Nhập hàng mua, số lượng pending và đóng phần còn lại có lý do.
Checklist rà soát
- Đơn hàng mua có căn cứ từ Yêu cầu mua hàng hoặc nhu cầu thực tế không?
- Sản phẩm, quy cách, số lượng và kho nhận đã đúng chưa?
- Số lượng đã nhập và số lượng pending có khớp Nhập hàng mua không?
- Close pending có làm thiếu hàng cho kế hoạch bán/giao không?
- Cancel có lý do rõ và không còn chứng từ nhập liên quan chưa?