Kế hoạch publish đúng kỳ, đúng nhân viên, đúng điểm bán; không có generation issues chặn và Supervisor nhìn thấy phạm vi cần theo dõi.
Quy trình viếng thăm
Phát hành kế hoạch viếng thăm
Workflow này kiểm chứng từ generate đến publish kế hoạch, bao gồm xử lý generation issues, bulk-publish, cancel và copy. Đây là cửa chặn cuối trước khi công việc được đẩy xuống nhân viên bán hàng.
Mục tiêu
Quyết định kế hoạch nào được phát hành cho thị trường và kế hoạch nào phải giữ lại. Workflow pass khi kế hoạch sinh đúng lịch, không còn issue chặn, publish đúng phạm vi và nhân viên có thể thấy lượt cần thực hiện.
Vai trò tham gia
- Sales Admin generate, rà issue, publish, bulk-publish hoặc cancel kế hoạch.
- Supervisor xác nhận độ phủ theo tuyến/ngày và chuẩn bị theo dõi thực thi.
- Admin HQ kiểm soát phạm vi dữ liệu, ngày nghỉ và phân công có hiệu lực.
- Đội triển khai ghi nhận pass/fail khi kiểm chứng calendar-summary và generation issues.
Dữ liệu đầu vào
- Lịch bán hàng đã publish, tuyến đúng và ngày nghỉ đã được tính.
- Điểm bán, Nhà phân phối, Khách hàng, Địa bàn bán hàng và Loại hình phân phối đúng trạng thái.
- Phân công nhân sự và reporting line đúng ngày phát hành.
- Quyền generate, publish, bulk-publish, cancel, bulk-cancel và copy.
- Danh sách generation issues nếu lần generate trước đã báo lỗi.
Các bước thực hiện
- Mở Kế hoạch viếng thăm và chọn kỳ, tuyến hoặc nhân viên cần phát hành.
- Generate kế hoạch từ Lịch bán hàng đang hiệu lực.
- Mở generation issues để phân loại lỗi dữ liệu nền, lịch, tuyến hoặc phân công.
- Sửa dữ liệu gốc, generate lại nếu issue chặn; mark-reviewed issue đã xử lý.
- Dùng calendar-summary để kiểm tra độ phủ theo ngày.
- Publish từng kế hoạch hoặc bulk-publish đúng phạm vi; cancel/bulk-cancel kế hoạch sai.
Kết quả pass/fail
Generate thiếu điểm bán, có issue chưa xử lý, bulk-publish sai phạm vi hoặc nhân viên không thấy kế hoạch sau publish.
Lỗi thường gặp
- Lịch chưa publish hoặc hết hiệu lực nên không sinh kế hoạch.
- Tuyến vừa sync nhưng lịch chưa cập nhật snapshot.
- Phân công nhân sự hết hiệu lực trong kỳ phát hành.
- Bulk-publish chọn nhầm ngày hoặc nhầm Nhà phân phối.
- Copy kế hoạch cũ nhưng dữ liệu nền hiện tại đã thay đổi.
Checklist rehearsal
- Generate có sinh đúng số lượt kỳ vọng không?
- Generation issues đã được phân loại và xử lý chưa?
- Calendar-summary có ngày trống hoặc quá tải bất thường không?
- Bulk-publish đã giới hạn đúng phạm vi chưa?
- Sau publish, Lượt viếng thăm có xuất hiện cho nhân viên không?