Quyết định chuẩn dữ liệu, quyền và kiểm soát rủi ro.
Hiểu DMS Core
Giá trị theo vai trò
DMS Core tạo giá trị khác nhau cho từng vai trò: lãnh đạo cần kiểm soát rủi ro, đội vận hành cần dữ liệu đúng, người thực thi cần quy trình rõ và đội triển khai cần checklist kiểm chứng.
Theo dõi kế hoạch, lượt viếng thăm và tín hiệu bất thường.
Xử lý chứng từ, tồn kho và dữ liệu trong phạm vi.
Chuyển yêu cầu thành checklist và kịch bản kiểm thử nghiệm thu.
Cách đọc theo vai trò
Mỗi vai trò nên đọc DMS Core theo quyết định họ phải đưa ra, không theo tên màn. Một người có thể dùng nhiều nhóm chức năng, nhưng giá trị thật nằm ở việc họ biết dữ liệu nào đáng tin, bước nào cần xử lý và khi nào phải chuyển tiếp sai lệch cho đúng đội phụ trách.
Bảng giá trị
| Vai trò | Quyết định cần đưa ra | Dữ liệu cần xem | Trang nên đọc |
|---|---|---|---|
| Admin HQ | Chuẩn dữ liệu nào được dùng toàn hệ thống, quyền nào được cấp, thay đổi nào cần truy vết. | Dữ liệu nền, Người dùng, Phân quyền, Nhật ký hệ thống. | Loại hình phân phối, Người dùng, Phân quyền, Nhật ký hệ thống. |
| Sales Admin | Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, chính sách giá và ưu đãi nào có hiệu lực. | Điểm bán, tuyến, lịch, bảng giá, chiết khấu, khuyến mãi. | Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi. |
| Supervisor | Nhân viên bán hàng có đi đúng kế hoạch không, điểm bán nào bị bỏ qua, đơn nào bất thường. | Kế hoạch viếng thăm, Lượt viếng thăm, lý do không đặt hàng, tín hiệu thực địa. | Kế hoạch viếng thăm, Lượt viếng thăm, Ngoại lệ viếng thăm. |
| Nhân viên bán hàng | Hôm nay ghé điểm bán nào, cần ghi nhận gì, đơn hàng nào cần tạo hoặc theo dõi. | Kế hoạch ngày, điểm bán, thông tin viếng thăm, đơn hàng thuộc phạm vi. | Kế hoạch viếng thăm, Viếng thăm, Đơn hàng. |
| Người dùng nhà phân phối | Đơn hàng nào cần xử lý, tồn kho nào còn đủ, chứng từ nào đang chờ. | Đơn hàng, giao hàng, trả hàng, tồn kho, điều chuyển trong phạm vi nhà phân phối. | Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Tồn kho, Điều chuyển kho. |
| Back office | Chứng từ nào sai trạng thái, tồn kho lệch do đâu, giao hàng hoặc trả hàng nào cần xử lý. | Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua, Tồn kho và Nhật ký kho. | Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Tồn kho, Nhật ký kho. |
| Đội triển khai | Dữ liệu nào phải chuẩn trước kiểm thử nghiệm thu, vai trò nào cần kiểm thử, kịch bản nào phải chạy end-to-end. | Checklist nghiệp vụ, mô hình vận hành, nguồn đối chiếu và tài khoản kiểm thử. | Tổng quan dữ liệu, Mô hình vận hành, Câu hỏi rà soát nghiệp vụ. |
Ví dụ theo vai trò
Sales Admin
Khi lịch tuần mới bị thiếu điểm bán, Sales Admin kiểm tra điểm bán có đúng Nhà phân phối, Địa lý, Loại hình phân phối, Tuyến bán hàng và trạng thái hoạt động không.
Supervisor
Khi một nhân viên bán hàng không phát sinh đơn trong ngày, Supervisor xem Kế hoạch viếng thăm, Lượt viếng thăm, lý do không đặt hàng và tình trạng điểm bán trước khi kết luận hiệu suất.
Người dùng nhà phân phối
Khi báo thiếu tồn, người dùng nhà phân phối đối chiếu Tồn kho theo kho, sản phẩm, quy cách và chứng từ Điều chuyển hoặc Giao hàng liên quan.
Đội triển khai
Khi kiểm thử nghiệm thu thất bại ở bước tạo Đơn hàng, đội triển khai kiểm tra dữ liệu nền, bảng giá, ưu đãi, kho và phân quyền, không chỉ kiểm màn tạo đơn.
Checklist theo vai trò
- Vai trò này ra quyết định bằng dữ liệu kế hoạch, dữ liệu thực tế hay chứng từ?
- Vai trò này cần xem dữ liệu toàn hệ thống hay chỉ phạm vi được gán?
- Thao tác nào có rủi ro cao và cần Nhật ký hệ thống?
- Khi có lệch, vai trò này tự xử lý hay chuyển cho Admin HQ/Sales Admin/back office?
- Trang đào tạo cho vai trò này đã có ví dụ vận hành sát công việc hằng ngày chưa?