Ghi nhận sản phẩm và số lượng thực nhận.
Mua hàng
Nhập hàng mua
Nhập hàng mua ghi nhận hàng thực nhận từ Đơn hàng mua, là chứng từ làm tăng Tồn kho và tạo căn cứ đối chiếu số lượng mua vào.
Xác nhận chứng từ nhập hợp lệ.
Chốt nhập vào phạm vi kho.
So với Đơn hàng mua và Tồn kho.
Tóm tắt
Trang Nhập hàng mua giúp kho và back office kiểm soát hàng thực nhận so với Đơn hàng mua. Nhập sai kho, sai sản phẩm hoặc sai số lượng sẽ làm tăng Tồn kho không đúng, ảnh hưởng khả năng bán, điều chuyển và đối soát mua vào.
Khi nào dùng
- Khi hàng mua được giao tới kho và cần ghi nhận vào hệ thống.
- Khi cần tạo, cập nhật, Duyệt, Hoàn tất hoặc Hủy chứng từ nhập.
- Khi Đơn hàng mua nhập thiếu, nhập thừa hoặc nhập nhiều đợt.
- Khi cần đối chiếu Tồn kho tăng với Nhật ký kho và chứng từ mua.
Dữ liệu cần có
- Đơn hàng mua gốc, sản phẩm, số lượng đặt và số lượng còn pending.
- Kho nhận, Nhà phân phối, quy cách, đơn vị tính và số lượng thực nhận.
- Thông tin chênh lệch nếu số lượng thực nhận không khớp chứng từ mua.
- Quyền thao tác list, query, detail, create, update, approve, complete, cancel.
Quan hệ và tác động
Là căn cứ so sánh số lượng đặt, đã nhập và còn pending.
Hoàn tất nhập làm tăng tồn theo kho, sản phẩm và quy cách.
Hàng nhập lỗi hoặc sai có thể phát sinh trả ngược.
Biến động nhập cần truy được khi đối soát tồn.
Quy trình chính
- Lọc chứng từ nhập theo ngày, kho, Nhà phân phối, Đơn hàng mua hoặc trạng thái.
- Mở chi tiết để kiểm sản phẩm, số lượng đặt, số lượng thực nhận và kho nhập.
- Tạo hoặc cập nhật chứng từ khi hàng thực nhận đã được kiểm đếm.
- Duyệt chứng từ đủ căn cứ; Hoàn tất khi số liệu đã sẵn sàng ghi nhận tồn.
- Cancel chứng từ sai trước khi tạo ảnh hưởng tồn không mong muốn.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tra cứu | list, query, detail | Theo dõi hàng mua đã hoặc đang nhập. |
| Soạn chứng từ | create, update | Lập hoặc chỉnh phiếu nhập theo thực nhận. |
| Phê duyệt | approve | Xác nhận phiếu nhập đủ điều kiện hoàn tất. |
| Kết thúc | complete, cancel | Chốt nhập hàng hoặc hủy chứng từ sai. |
Ví dụ vận hành
Kho nhận 90 đơn vị trong khi Đơn hàng mua đặt 100 đơn vị. Nếu Complete đủ 100, Tồn kho bị tăng ảo và Đơn hàng sau đó có thể được duyệt dù hàng thực tế thiếu. Cần ghi đúng số lượng thực nhận, giữ phần pending hoặc xử lý theo chính sách mua hàng.
Checklist rà soát
- Chứng từ nhập có liên kết đúng Đơn hàng mua không?
- Số lượng thực nhận có khớp kiểm đếm tại kho không?
- Kho nhận và quy cách tồn kho có đúng không?
- Hoàn tất nhập có làm tăng Tồn kho đúng phạm vi không?
- Chênh lệch nhập thiếu/thừa đã được ghi nhận để đối soát chưa?