Giữ danh mục nền nhất quán trước khi phát sinh giao dịch.
Vai trò
Quản trị HQ
Quản trị HQ giữ vai trò thiết lập chuẩn hệ thống: dữ liệu nền, Phân quyền, phạm vi dữ liệu, Nhật ký hệ thống và kiểm soát thay đổi trước khi vận hành lan ra Nhà phân phối, tuyến và đội bán hàng.
Cấp đúng vai trò và phạm vi dữ liệu cho từng nhóm người dùng.
Dùng Nhật ký hệ thống để truy vết thay đổi nhạy cảm.
Đảm bảo người dùng chỉ thấy dữ liệu thuộc trách nhiệm.
Vai trò
Quản trị HQ là lớp kiểm soát trung tâm của DMS Core. Vai trò này không xử lý mọi chứng từ hằng ngày, nhưng quyết định nền dữ liệu và quyền truy cập có đủ sạch để Sales Admin, back office, Nhà phân phối và Nhân viên bán hàng vận hành đúng hay không.
Trách nhiệm chính
- Thiết lập và bảo trì dữ liệu nền như Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán, Địa lý, Loại hình phân phối, Danh sách sản phẩm và Danh sách kho hàng.
- Quản lý Người dùng, Phân quyền, user roles và user scopes để từng vai trò có đúng màn hình, đúng thao tác, đúng phạm vi dữ liệu.
- Kiểm soát thay đổi dữ liệu nhạy cảm bằng Nhật ký hệ thống, impact preview và lịch sử thay đổi khi có sai lệch vận hành.
- Phối hợp với đội triển khai khi chuẩn bị dữ liệu đầu vào, kiểm thử nghiệm thu và khóa cấu hình trước ngày vận hành chính thức.
Màn hình thường dùng
Người dùng và Phân quyền
Tạo tài khoản, gán vai trò, kiểm phạm vi dữ liệu và xem trước quyền trước khi bàn giao.
Dữ liệu nền
Địa lý, Loại hình phân phối, Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán, Danh sách sản phẩm và Danh sách kho hàng.
Nhật ký hệ thống
Tra người sửa, thời điểm sửa và nội dung thay đổi khi phát sinh lệch dữ liệu hoặc tranh chấp vận hành.
Quyết định cần theo dõi
| Quyết định | Cần kiểm trước khi chốt | Tác động nếu sai |
|---|---|---|
| Cấp quyền mới | Vai trò, phạm vi Nhà phân phối, địa bàn và thao tác được phép. | Người dùng thấy quá nhiều dữ liệu hoặc không làm được việc cần làm. |
| Sửa dữ liệu nền | Liên kết tới tuyến, lịch, giá, tồn, đơn và cổng nhà phân phối. | Dữ liệu vận hành bị lệch trên nhiều màn dù chứng từ không sai. |
| Khóa hoặc ngừng dùng master data | Preview tác động và chứng từ đang mở. | Kế hoạch viếng thăm, Đơn hàng hoặc Tồn kho có thể bị gián đoạn. |
Tình huống vận hành
Người dùng không thấy điểm bán
Kiểm user scope, Nhà phân phối, địa lý, tuyến và trạng thái Điểm bán trước khi kết luận lỗi màn hình.
Đơn hàng ra sai chính sách
Đối chiếu Loại hình phân phối, Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Điểm bán và ngày hiệu lực.
Không rõ ai sửa dữ liệu
Mở Nhật ký hệ thống theo người dùng, bản ghi, thời điểm và loại thay đổi để truy vết.
Chuẩn bị mở thêm Nhà phân phối
Kiểm đủ dữ liệu nền, kho, điểm bán, tuyến, lịch, người dùng business và quyền trước khi cho vận hành.
Rủi ro nếu làm sai
- Sai phạm vi dữ liệu làm Nhà phân phối thấy dữ liệu không thuộc trách nhiệm hoặc không thấy dữ liệu cần xử lý.
- Sai Phân quyền khiến thao tác duyệt, hủy, xuất kho hoặc cấu hình nền không được kiểm soát.
- Sửa master data không kiểm tác động có thể làm lỗi Kế hoạch viếng thăm, Giá và ưu đãi, Tồn kho hoặc Đơn hàng.
- Không dùng Nhật ký hệ thống khiến đội hỗ trợ mất căn cứ khi cần truy nguyên thay đổi.
Checklist ngày/tuần
- Hằng ngày: rà yêu cầu tạo/sửa người dùng, quyền truy cập và phản ánh thiếu dữ liệu.
- Hằng ngày: kiểm các thay đổi nhạy cảm trong Nhật ký hệ thống khi có lỗi giá, tuyến, tồn hoặc phạm vi dữ liệu.
- Hằng tuần: rà danh sách người dùng không còn phụ trách, quyền quá rộng và Nhà phân phối mới chuẩn bị vận hành.
- Hằng tuần: đối chiếu dữ liệu nền có ảnh hưởng lớn như Địa lý, Loại hình phân phối, Điểm bán, Danh sách sản phẩm và Danh sách kho hàng.