Số lượng đang ghi nhận tại kho.
Tồn kho
Tồn kho
Tồn kho cho biết số dư theo kho, sản phẩm và quy cách, là căn cứ để duyệt Đơn hàng, xử lý Giao hàng, Nhập hàng mua, Trả hàng và Điều chuyển.
Số lượng đã giữ cho chứng từ.
Số lượng có thể dùng cho vận hành.
Điều chỉnh có kiểm soát khi lệch tồn.
Tóm tắt
Trang Tồn kho giúp back office, kho và Sales Admin quyết định có đủ hàng để bán, giao, nhập bù hoặc điều chuyển hay không. Tồn sai làm Đơn hàng được duyệt khi không đủ hàng, hoặc chặn đơn dù hàng thực tế vẫn còn.
Khi nào dùng
- Khi cần kiểm số lượng trước khi Duyệt hoặc Xuất kho Đơn hàng.
- Khi cần đối chiếu hàng sau Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua hoặc Trả hàng mua.
- Khi kho báo lệch thực tế và cần điều chỉnh theo quyền được phân công.
- Khi cần tìm sản phẩm low stock hoặc tồn khả dụng theo kho.
Dữ liệu cần có
- Danh sách kho hàng, Danh sách sản phẩm, quy cách tồn kho và đơn vị tính.
- Chứng từ phát sinh nhập, xuất, trả hàng, điều chuyển hoặc điều chỉnh.
- Phạm vi Nhà phân phối, kho và sản phẩm cần đối chiếu.
- Quyền thao tác list balances, query balances, list ledgers, query ledgers và adjust.
Quan hệ và tác động
Duyệt và Xuất kho cần tồn khả dụng đúng.
Nhập hàng mua tăng tồn, Trả hàng mua giảm tồn.
Chuyển tồn giữa kho nguồn và kho đích.
Biến động tồn cần truy được về chứng từ gốc.
Quy trình chính
- Lọc số dư theo kho, Nhà phân phối, sản phẩm, quy cách hoặc tình trạng tồn.
- Kiểm on hand, reserved, available, incoming và cảnh báo low stock nếu có.
- Mở Nhật ký kho liên quan khi số dư không khớp kỳ vọng.
- Đối chiếu chứng từ gốc trước khi thực hiện adjust.
- Ghi nhận điều chỉnh chỉ khi có căn cứ kiểm kê hoặc phê duyệt nội bộ.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Số dư | inventory/balances/list, inventory/balances/query | Tra tồn theo kho, sản phẩm và phạm vi. |
| Biến động | inventory/ledgers/list, inventory/ledgers/query | Truy biến động phát sinh từ chứng từ. |
| Điều chỉnh | inventory/adjust | Ghi nhận điều chỉnh tồn có kiểm soát. |
| Cổng nhà phân phối | inventory/balances/list, inventory/ledgers/list, inventory/adjust | Phạm vi nhà phân phối có API riêng để đối chiếu vận hành. |
Ví dụ vận hành
Đơn hàng báo đủ tồn nhưng kho thực tế thiếu. Back office không nên adjust ngay; cần mở Nhật ký kho để kiểm Giao hàng, Trả hàng, Nhập hàng mua và Điều chuyển gần nhất. Nếu xác định chênh lệch do kiểm kê, adjust phải có lý do và người chịu trách nhiệm rõ.
Checklist rà soát
- Số dư đang xem có đúng kho và Nhà phân phối không?
- Sản phẩm và quy cách tồn kho có khớp chứng từ không?
- Available có đủ cho Đơn hàng hoặc Điều chuyển không?
- Biến động gần nhất trong Nhật ký kho có giải thích được lệch tồn không?
- Adjust có đủ căn cứ kiểm kê và quyền phê duyệt không?