Chuẩn hóa hồ sơ
Tạo/cập nhật điểm bán, kiểm tra liên kết Khách hàng và tag.
Quy trình thiết lập
Tạo điểm bán
Workflow này kiểm chứng một Điểm bán mới có đủ dữ liệu để đi tiếp sang Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng và Kế hoạch viếng thăm hay chưa. Mục tiêu không chỉ là lưu hồ sơ, mà là tránh điểm bán bị thiếu tuyến, sai Nhà phân phối hoặc không thể phát hành visit.
Mục tiêu
Thực hiện quyết định vận hành: điểm bán mới có được đưa vào mạng lưới bán hàng hay cần giữ lại để bổ sung dữ liệu. Workflow pass khi điểm bán có quan hệ đúng với Nhà phân phối, Khách hàng, Địa lý, phân loại và có thể được đưa vào route editor.
Vai trò tham gia
Xác nhận thực địa
Đối chiếu địa chỉ, vùng phụ trách và khả năng đưa vào tuyến.
Kiểm soát duyệt
Rà phê duyệt, trạng thái và dữ liệu nhạy cảm nếu có quy trình approval.
Dữ liệu đầu vào
- Nhà phân phối, Khách hàng, Địa lý, Địa bàn bán hàng và Loại hình phân phối.
- Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, phân loại điểm bán, kênh, hạng và tag nếu dùng.
- Gợi ý liên kết Khách hàng và thông tin tránh trùng điểm bán.
- Ảnh hoặc nhóm ảnh điểm bán nếu quy trình triển khai yêu cầu.
- Quyền tạo, cập nhật, submit-approval, approve, reject, activate, deactivate, block, close và sync-tags.
Các bước thực hiện
- Tra điểm bán hiện có để tránh tạo trùng theo tên, địa chỉ, Khách hàng hoặc Nhà phân phối.
- Tạo hồ sơ với dữ liệu địa chỉ, Địa lý, Nhà phân phối, Khách hàng và phân loại bắt buộc.
- Dùng customer-link suggestions nếu cần kiểm tra liên kết Khách hàng trước khi lưu.
- Gắn tag hoặc cập nhật tag bằng sync-tags khi điểm bán cần phân nhóm vận hành.
- Submit-approval và approve/reject nếu quy trình yêu cầu; activate trước khi đưa vào tuyến.
- Mở Tuyến bán hàng để thêm điểm bán vào route editor và kiểm impact trước khi sync.
Kết quả pass/fail
Điểm bán mở chi tiết được, đúng Nhà phân phối/Khách hàng/Địa lý, trạng thái phù hợp và có thể gán tuyến.
Thiếu liên kết Khách hàng, sai Nhà phân phối, chưa duyệt, bị block/close hoặc không chọn được trong route editor.
Lỗi thường gặp
- Tạo trùng điểm bán vì không tra trước theo địa chỉ hoặc Khách hàng.
- Điểm bán đúng địa chỉ nhưng sai Nhà phân phối nên không vào đúng tuyến.
- Thiếu Loại hình phân phối làm template trưng bày hoặc điều kiện vận hành không áp được.
- Chưa approve/activate nên điểm bán không xuất hiện khi tạo tuyến.
- Tag không sync nên nhóm điểm bán phục vụ báo cáo bị thiếu.
Checklist rehearsal
- Điểm bán mẫu đã có Nhà phân phối, Khách hàng, Địa lý và Địa bàn bán hàng chưa?
- Đã thử customer-link suggestions hoặc kiểm liên kết Khách hàng chưa?
- Trạng thái sau approval có cho phép đưa vào tuyến không?
- Route editor có tìm thấy điểm bán mới không?
- Điểm bán mới có ảnh hưởng Lịch bán hàng hoặc Kế hoạch viếng thăm hiện hành không?