Ghi nhận sản phẩm và số lượng cần bổ sung.
Mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng ghi nhận nhu cầu bổ sung hàng trước khi chuyển thành Đơn hàng mua, giúp kiểm soát lý do mua, số lượng, phạm vi và trạng thái phê duyệt.
Kiểm tra kho, Nhà phân phối và dữ liệu sản phẩm.
Xác nhận nhu cầu đủ căn cứ.
Convert thành Đơn hàng mua khi đã sẵn sàng.
Tóm tắt
Trang Yêu cầu mua hàng giúp back office và kho quyết định nhu cầu bổ sung hàng nào đủ điều kiện đi tiếp. Đây là lớp kiểm soát trước Đơn hàng mua, tránh đặt mua sai sản phẩm, sai kho hoặc mua vượt nhu cầu thực tế.
Khi nào dùng
- Khi phát sinh nhu cầu bổ sung hàng theo Nhà phân phối, kho hoặc nhóm sản phẩm.
- Khi cần tạo, cập nhật, Duyệt, Từ chối, Hủy hoặc Chuyển thành Đơn hàng mua.
- Khi Tồn kho thấp nhưng chưa đủ căn cứ đặt mua ngay.
- Khi cần phân biệt nhu cầu đề xuất với Đơn hàng mua đã cam kết.
Dữ liệu cần có
- Danh sách sản phẩm, quy cách, đơn vị tính và nhóm hàng cần bổ sung.
- Nhà phân phối, kho nhận dự kiến và phạm vi vận hành liên quan.
- Số lượng tồn hiện tại, nhu cầu bán hoặc kế hoạch giao nhận nếu có.
- Quyền thao tác list, query, detail, create, update, approve, reject, cancel, convert.
Quan hệ và tác động
Tồn thấp hoặc nhu cầu bổ sung là căn cứ lập yêu cầu.
Sản phẩm và quy cách quyết định dòng hàng cần mua.
Yêu cầu được Convert khi đủ điều kiện đặt mua.
Sau mua, nhập hàng làm tăng tồn và khép vòng đối soát.
Quy trình chính
- Lọc yêu cầu theo trạng thái, ngày tạo, Nhà phân phối, kho hoặc nhóm sản phẩm.
- Mở chi tiết để kiểm sản phẩm, số lượng, lý do mua và phạm vi dữ liệu.
- Tạo hoặc cập nhật yêu cầu khi nhu cầu còn ở trạng thái cho phép sửa.
- Duyệt nếu nhu cầu hợp lệ; Từ chối hoặc Hủy nếu thiếu căn cứ hoặc không còn nhu cầu.
- Convert yêu cầu đã duyệt thành Đơn hàng mua để tiếp tục luồng mua hàng.
Trạng thái/thao tác
| Nhóm thao tác | Đã đối chiếu | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|---|
| Tra cứu | list, query, detail | Theo dõi nhu cầu mua theo phạm vi và trạng thái. |
| Soạn yêu cầu | create, update | Lập hoặc chỉnh nhu cầu trước khi phê duyệt. |
| Phê duyệt | approve, reject, cancel | Quyết định yêu cầu có đi tiếp hoặc dừng lại. |
| Chuyển đổi | convert | Tạo Đơn hàng mua từ yêu cầu hợp lệ. |
Ví dụ vận hành
Kho báo thiếu hàng cho nhóm sản phẩm bán chạy, nhưng số lượng đề xuất vượt nhu cầu thực tế vì chưa trừ hàng đang nhập. Nếu Convert ngay thành Đơn hàng mua, doanh nghiệp dễ dư tồn. Sales Admin cần kiểm Tồn kho, đơn chờ giao và Nhập hàng mua đang mở trước khi Duyệt hoặc Convert.
Checklist rà soát
- Nhu cầu mua có căn cứ từ Tồn kho hoặc kế hoạch bán/giao không?
- Sản phẩm, quy cách và số lượng đề xuất đã đúng chưa?
- Nhà phân phối và kho nhận dự kiến có đúng phạm vi không?
- Yêu cầu có bị trùng với Đơn hàng mua hoặc Nhập hàng mua đang mở không?
- Quyết định Duyệt, Từ chối, Hủy hoặc Convert có lý do rõ không?