Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng và mua hàng.
Vai trò
Bộ phận vận hành
Bộ phận vận hành xử lý chứng từ sau tuyến: Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, mua hàng, Tồn kho, Điều chuyển và đối soát biến động kho theo trạng thái.
Kho, số lượng khả dụng, điều chuyển và nhật ký kho.
Duyệt, từ chối, xuất kho, hoàn tất hoặc hủy.
Khớp chứng từ với biến động kho và lý do ngoại lệ.
Vai trò
Bộ phận vận hành là người đảm bảo chứng từ không bị treo và số liệu kho phản ánh đúng giao dịch. Vai trò này thường tiếp nhận dữ liệu từ Sales Admin, Nhà phân phối hoặc Nhân viên bán hàng rồi xử lý theo quy trình chứng từ.
Trách nhiệm chính
- Rà Đơn hàng đủ điều kiện để duyệt, từ chối, xuất kho, hoàn tất hoặc hủy theo trạng thái.
- Theo dõi Giao hàng: phân công, bắt đầu giao, hoàn tất hoặc hủy khi phát sinh lệch chứng từ.
- Xử lý Trả hàng, Yêu cầu mua hàng, Đơn hàng mua, Nhập hàng mua và Trả hàng mua theo căn cứ nghiệp vụ.
- Đối soát Tồn kho, Điều chuyển, Nhật ký kho và kho liên quan sau mỗi chứng từ ảnh hưởng số lượng.
Màn hình thường dùng
Bán hàng
Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng và quy trình Tạo đơn hàng, Trả hàng bán.
Mua hàng
Yêu cầu mua hàng, Đơn hàng mua, Nhập hàng mua và Trả hàng mua.
Tồn kho
Danh sách kho hàng, Tồn kho, Điều chuyển và Nhật ký kho.
Quyết định cần theo dõi
| Quyết định | Điểm kiểm | Rủi ro nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Duyệt hoặc từ chối đơn | Điểm bán, giá, ưu đãi, tồn, trạng thái và lý do. | Đơn sai đi tiếp hoặc đơn đúng bị dừng không cần thiết. |
| Xuất kho hoặc hoàn tất | Kho xuất, số lượng, giao hàng và chứng từ liên quan. | Tồn kho lệch hoặc chứng từ giao nhận không khớp. |
| Ghi nhận trả hàng | Đơn gốc, lý do trả, số lượng, hàng hóa và kho nhận. | Hoàn tồn sai hoặc không truy được lý do trả. |
| Điều chuyển kho | Kho nguồn, kho đích, số lượng và trạng thái hoàn tất. | Thiếu hàng ở kho bán hoặc thừa ảo ở kho khác. |
Tình huống vận hành
Đơn chờ xuất kho
Kiểm tồn khả dụng, kho xuất và trạng thái giao hàng trước khi xác nhận đơn đủ điều kiện.
Giao hàng bị hủy
Rà lý do hủy, trạng thái đơn, ảnh hưởng tồn và bước cần làm lại.
Trả hàng không khớp đơn gốc
Đối chiếu mã chứng từ, sản phẩm, số lượng, lý do trả và kho nhận lại.
Tồn kho lệch sau nhập hàng
Mở Nhật ký kho và chứng từ Nhập hàng mua để kiểm biến động đã được ghi nhận đúng chưa.
Rủi ro nếu làm sai
- Duyệt đơn sai giá hoặc sai tồn làm phát sinh điều chỉnh sau giao hàng.
- Hoàn tất giao hàng khi chứng từ chưa khớp khiến đối soát cuối ngày khó truy nguyên.
- Trả hàng hoặc nhập hàng sai kho làm lệch Tồn kho và Nhật ký kho.
- Không ghi rõ lý do từ chối, hủy hoặc trả hàng khiến đội kiểm soát không đủ căn cứ xử lý.
Checklist ngày/tuần
- Hằng ngày: rà Đơn hàng chờ duyệt, chờ xuất kho, Giao hàng đang mở và chứng từ hủy.
- Hằng ngày: kiểm Trả hàng, Nhập hàng mua, Trả hàng mua và Điều chuyển chưa hoàn tất.
- Cuối ngày: đối chiếu Tồn kho với Nhật ký kho và chứng từ có biến động lớn.
- Hằng tuần: tổng hợp lý do hủy, từ chối, trả hàng và các kho thường xuyên thiếu hoặc lệch tồn.