Quản trị HQ, nhà phân phối và nhân viên bán hàng cùng vận hành trên một nguồn dữ liệu.
DMS CORE BY SALES BOX
DMS Core là nền tảng vận hành phân phối cho doanh nghiệp lớn
DMS Core chuẩn hóa dữ liệu điểm bán, nhà phân phối, tuyến bán hàng, lịch bán hàng, viếng thăm, Đơn hàng, Giá và ưu đãi, Giao hàng, Trả hàng, Tồn kho, Phân quyền và Nhật ký hệ thống thành một mạch vận hành có thể truy vết.
Dữ liệu nền, mạng lưới bán hàng, viếng thăm, Đơn hàng, Giao hàng và Trả hàng, Tồn kho, kiểm soát.
Lãnh đạo, vận hành, triển khai, Admin HQ, Sales Admin, Supervisor, nhân viên bán hàng và người dùng nhà phân phối.
Từ tạo điểm bán, lập tuyến, phát hành kế hoạch đến theo dõi giao hàng và tồn kho.
DMS Core phù hợp với doanh nghiệp nào
Nhiều vùng, kênh và nhà phân phối
Doanh nghiệp cần một chuẩn dữ liệu chung để nối nhà phân phối, khách hàng, điểm bán, sản phẩm và phạm vi địa lý, thay vì mỗi vùng đọc theo một bảng riêng.
Chính sách vận hành phức tạp
Khi Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá và điều kiện chứng từ thay đổi theo kênh hoặc phạm vi, đội vận hành cần một nơi kiểm soát logic áp dụng.
Đội thị trường cần tuyến và lịch
Khi supervisor phải quản lý địa bàn, tuyến bán hàng, lịch bán hàng, kế hoạch viếng thăm và lượt viếng thăm, hệ thống cần làm rõ ai đi đâu, khi nào và theo phạm vi nào.
Tồn kho cần đối soát
Khi Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Điều chuyển và Tồn kho liên tục phát sinh, back office cần giải thích được số dư bằng chứng từ và Nhật ký kho.
Phân quyền nhạy cảm
Khi nhiều vai trò cùng thao tác trên dữ liệu vận hành, doanh nghiệp cần rõ người nào được thấy bản ghi nào, được làm gì và để lại dấu vết ra sao.
Triển khai cần rehearsal
Trước go-live, đội triển khai cần chạy thử một mạch từ dữ liệu nền đến kiểm soát để biết dữ liệu, quyền, trạng thái và dấu vết đã đủ căn cứ hay chưa.
Xương sống
Xương sống vận hành phân phối
DMS Core tạo một đường sống dữ liệu chung cho các đội cùng vận hành. Mỗi thao tác cần có dữ liệu gốc, người chịu trách nhiệm và dấu vết kiểm soát; khi dữ liệu, quyền và trạng thái cùng nằm trong một hệ, đội nội bộ giảm lệ thuộc vào file, chat và ghi nhớ thủ công.
Dữ liệu nềnMạng lưới bán hàngViếng thăm thị trườngĐơn hàngGiao hàng và Trả hàngTồn khoKiểm soát
7 lớp vận hành - Nỗi đau được xử lý
Nỗi đauNăng lực kiểm soátKết quả vận hành
Dữ liệu nền không có nguồn chuẩn
Nhà phân phối, khách hàng, điểm bán, sản phẩm và địa lý bị cập nhật rời rạc, dẫn đến sai phạm vi ngay từ đầu.
Lớp Dữ liệu nền chuẩn hóa danh mục lõi và quan hệ giữa các thực thể trước khi phát sinh giao dịch.
Đội vận hành có một nguồn đọc chung để bắt đầu mọi luồng kiểm chứng.
Mạng lưới bán hàng khó quy trách nhiệm
Địa bàn, tuyến bán hàng, lịch bán hàng và đội ngũ phụ trách không nối rõ với điểm bán.
Lớp Mạng lưới bán hàng tổ chức Địa bàn bán hàng, Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Đội ngũ bán hàng và Phân công nhân sự.
Supervisor biết điểm bán thuộc ai, đi theo lịch nào và cần kiểm soát ở phạm vi nào.
Viếng thăm thị trường thiếu bằng chứng
Kế hoạch và thực tế ngoài thị trường không đủ dấu vết để biết lượt nào đã thực hiện, thiếu dữ liệu hay phát sinh ngoại lệ.
Lớp Viếng thăm thị trường nối Kế hoạch viếng thăm, Lượt viếng thăm, Kiểm kho nhanh, Kiểm tra trưng bày và Ngoại lệ viếng thăm.
Đội giám sát có căn cứ so sánh kế hoạch với thực tế tại điểm bán.
Đơn hàng thiếu căn cứ chính sách
Đơn hàng được tạo nhưng khó giải thích vì sao giá, ưu đãi, khách hàng hoặc trạng thái chứng từ được áp dụng như hiện tại.
Lớp Đơn hàng nối khách hàng, điểm bán, Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá và thao tác xử lý.
Back office rà được điều kiện áp dụng và trạng thái đơn trước khi chuyển sang bước sau.
Giao hàng và Trả hàng không khớp chứng từ
Chứng từ giao nhận hoặc trả hàng phát sinh nhưng khó nối lại Đơn hàng, người xử lý và trạng thái vận hành.
Lớp Giao hàng và Trả hàng tách rõ chứng từ giao nhận, hoàn trả, điều kiện thao tác và điểm cần đối chiếu.
Đội nội bộ biết giao dịch nào đã đi tiếp, giao dịch nào cần giữ lại để rà soát.
Tồn kho lệch nhưng không truy được nguyên nhân
Số dư tồn thay đổi nhưng không rõ đến từ nhập, giao, trả, điều chuyển hay sai phạm vi kho.
Lớp Tồn kho nối Danh sách kho hàng, Tồn kho, Điều chuyển và Nhật ký kho với chứng từ liên quan.
Số liệu kho có đường giải thích thay vì chỉ là con số cuối kỳ.
Kiểm soát thiếu dấu vết trách nhiệm
Khi có sai lệch, đội nội bộ khó biết ai được quyền thao tác, ai đã đổi dữ liệu và đổi vào lúc nào.
Lớp Kiểm soát dùng Người dùng, Phân quyền, Phạm vi dữ liệu và Nhật ký hệ thống để giữ ranh giới trách nhiệm.
Doanh nghiệp có căn cứ truy vết khi nghiệm thu, vận hành và xử lý sự cố.
Trục vận hành
Loại hình phân phối là trục vận hành
Loại hình phân phối giúp tách mô hình bán hàng, kênh, ngành hàng và phạm vi dữ liệu. Trục này ảnh hưởng đến điểm bán, nhà phân phối, sản phẩm, Giá và ưu đãi, Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Đơn hàng, Tồn kho và phân quyền.
Xem cấu hình loại hình phân phốiDữ liệu nềnNhà phân phối, khách hàng, điểm bán, sản phẩm.
Chính sáchBảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Mã giảm giá.
Thực thi thị trườngTuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Viếng thăm.
Loại hình phân phốiTrục vận hành
Chứng từĐơn hàng, Giao hàng, Trả hàng.
KhoDanh sách kho hàng, Tồn kho, Điều chuyển.
Phạm vi dữ liệuQuyền xem, quyền thao tác và trách nhiệm.
Mô hình ba cổng
Ba cổng vận hành trong một hệ thống
Ba cổng chia theo trách nhiệm sử dụng nhưng cùng quay về một hệ dữ liệu và kiểm soát. Khi kiểm chứng vận hành, đội nội bộ cần nhìn đủ lớp quản trị, nhà phân phối và nhân viên bán hàng.
Cổng quản trị
Thiết lập dữ liệu nền, Loại hình phân phối, Nhà phân phối, Khách hàng, Điểm bán, Danh sách sản phẩm, Địa bàn bán hàng, Tuyến bán hàng, Lịch bán hàng, Đội ngũ bán hàng, Giá và ưu đãi, Tồn kho, Phân quyền và Nhật ký hệ thống.
Cổng nhà phân phối
Vận hành theo phạm vi dữ liệu được phân quyền: Đơn hàng, Giao hàng, Trả hàng, Bảng giá, Chiết khấu, Khuyến mãi, Danh sách sản phẩm, Tồn kho, Điều chuyển, Điểm bán và Kế hoạch viếng thăm.
Cổng nhân viên bán hàng
Thực thi thị trường hằng ngày: xem Kế hoạch viếng thăm, thực hiện Viếng thăm, ghi nhận Đơn hàng, Kiểm kho nhanh, Kiểm tra trưng bày và gửi dữ liệu về hệ thống để đối soát.
Cổng quản trịThiết lập dữ liệu, chính sách, tuyến bán hàng, lịch bán hàng và phạm vi.
Cổng nhà phân phốiVận hành chứng từ, tồn kho và phối hợp dữ liệu theo phạm vi được giao.
Cổng nhân viên bán hàngGhi nhận thực thi tại điểm bán và gửi dữ liệu thị trường về hệ thống.
Quay về kiểm soátĐối soát, điều chỉnh và truy vết tại Cổng quản trị.
Khát vọng vận hành
Từ file và chat sang chuẩn vận hành
Đội nội bộ không phải ghép dữ liệu rời rạc sau mỗi cuộc họp; cùng một tình huống được đọc bằng cùng thuật ngữ, cùng phạm vi và cùng dữ liệu nền.
Từ dữ liệu rời sang dữ liệu có truy vết
Mỗi điểm bán, tuyến bán hàng, chứng từ và tồn kho có đường đối chiếu về nguồn tạo, người phụ trách, trạng thái và bước vận hành kế tiếp.
Từ xử lý sau sự cố sang chủ động kiểm soát
Supervisor, back office và Sales Admin nhìn được trạng thái lệch sớm hơn, biết màn nào cần can thiệp và màn nào cần đối chiếu thêm trước khi lan sang chứng từ hoặc kho.
Từ phụ thuộc cá nhân sang quy trình mở rộng
Vai trò, quyền, trạng thái và nhật ký giúp doanh nghiệp mở rộng vận hành mà không phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân hoặc quy ước ngầm giữa các đội.
Rủi ro nếu không chuẩn hóa
- Không biết dữ liệu nào là nguồn chuẩn khi có tranh chấp giữa vùng, nhà phân phối và đội bán hàng.
- Kế hoạch viếng thăm có thể sai nhưng không phát hiện sớm trước khi ra thị trường.
- Đơn hàng sai chính sách làm tăng chi phí xử lý và giảm niềm tin vào hệ thống.
- Tồn kho lệch kéo dài vì không truy được chứng từ và kho liên quan.
- Phân quyền không rõ làm tăng rủi ro thao tác sai hoặc lộ dữ liệu ngoài phạm vi.
Quyết định lãnh đạo cần chốt
- Ai là người chịu trách nhiệm dữ liệu nền và ai được quyền thay đổi dữ liệu quan trọng?
- Loại hình phân phối sẽ được dùng như trục vận hành đến mức nào?
- Vai trò nào chịu trách nhiệm tuyến, lịch, kế hoạch viếng thăm, đơn hàng và tồn kho?
- Tiêu chí nào xác nhận kiểm thử nghiệm thu đạt: dữ liệu, quyền, chứng từ, tồn kho hay truy vết?
- Kịch bản vận hành nào phải chạy end-to-end trước go-live?